1. Rekisterinpitäjä
Litu Oy (y-tunnus 2625320-9)
Aurakatu 5 A
20100 Turku
Puh. +358 00 1234567
Yhteyshenkilö
Ilkka Utriainen
Aurakatu 5 A
20100 Turku
[email protected]
2. Rekisterin nimi
Litu Oy:n asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Litu Oy:n asiakasrekisterin tietoja käytetään asiakkuuksien hallinnassa huoneistojen vuokraustoiminnassa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen aloittaminen, ylläpito ja toiminnan kehittäminen. Rekisterin tietoja hyödynnetään mm.
- Asiakkaiden tietojen ylläpitoon
- Vuokrareskontran hoitamisessa vuokrien, käyttökorvausten sekä muiden mahdollisten sovittujen laskujen laskutuksessa ja perinnässä. Asiakkaan tiedot voidaan perinnän tullessa kyseeseen välittää Litu Oy:n käyttämälle perintäyhtiölle.
- Asuntojen kunnossapitoon liittyviin tehtäviin kuten asunnon huoltoon, vikailmoitusten hoitamiseen ja asuntojen kuntotarkastuksiin. Tietosi voidaan luovuttaa taloyhtiön isännöitsijälle ja huoltoyhtiölle asuntojen käyttöön ja kunnossapitoon liittyvissä tehtävissä.
- Asiakasviestinnässä ja asiakaskyselyissä
- Vuokrasopimusten päättämiseen
Asukkaanamme henkilötietojasi voidaan esittää taloyhtiön asiakirjoissa, asunnon ovissa, porraskäytävän nimitaulussa sekä muissa vastaavissa asukaslistoissa.
Valokuvaamme asuntojamme vuokraustoimintaa ja asunnon kuntokartoitusta varten. Emme kuitenkaan koskaan kuvaa ilman lupaasi, eikä henkilöitä kuvata vastoin heidän suostumustaan.
Tallennamme rekisteriin vain liiketoimintamme edellyttämiä henkilötietoja.
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriimme voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista, alaikäisen vuokralaisen huoltajista sekä mahdollisista vuokralaisen perheenjäsenistä, kanssavuokralaisista tai muista asumaan tulevista henkilöistä:
Nimi
Henkilötunnus
Yhteystiedot (osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Sukupuoli
Asiakkuuden alkupäivämäärä
Samassa taloudessa asuvien henkilöiden lukumäärä
Samassa taloudessa asuvan puolison etu- ja sukunimi sekä henkilötunnus
Samassa taloudessa asuvien henkilöiden etu- ja sukunimet sekä henkilötunnukset
Tieto mahdollisesta edunvalvojasta
Tiedot työssäkäynnistä tai opiskelusta sekä tiedot työsuhteen kestosta ja laadusta
Tieto luottotietotilanteesta sekä velkajärjestelyistä
Perintätieto
Asunnon tarvetta koskeva lisätieto
Vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot eli vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vakuustiedot sekä tieto vuokrasuhteen päättämisestä.
Asiakkaan kanssa käyty asiakkuuden hoitoon ja vuokra-asuntoon liittyvä viestintä, lisätiedot ja tehdyt toimenpiteet.
Pankkitilitiedot maksupalautuksiin tai vuokrasuhteen irtisanomiseen liittyen
Suoramarkkinointilupa/kielto
Sähköistä asiointipalvelukanavaamme varten voimme kerätä asiakkaasta IP-osoitteen, tietojärjestelmien käyttöoikeudet, käyttöoikeuden haltijan nimen ja sähköpostiosoitteen, käyttäjätunnukset ja salasanat sekä tietojärjestelmien käytön yhteydessä tallentuvat lokitiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään pääsääntöisesti tietoa, joka on saatu rekisteröidyltä itseltään vuokra-asuntohakemuslomakkeesta, vuokrasopimuksesta sekä asiakaspalvelutilanteista.
Henkilötietoja voidaan päivittää rekisteriin myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Esimerkiksi luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta rekisteristä Litu Oy:n ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa asuntojen ylläpidon kannalta välttämättömille tahoille, kuten asunnon taloyhtiön isännöinti- ja huoltoyhtiöille tai perintää suorittaville sopimuskumppaneille. Tietoja voidaan myös luovuttaa tahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin.
Litu Oy:n myydessä vuokra-asunnon, sen asukkaiden ja vuokralaisten voimassa olevat vuokrasuhteeseen liittyvät tiedot voidaan luovuttaa uudelle omistajalle.
8. Rekisterin suojaus
Henkilötietoja sisältävän rekisterin käyttöoikeudet ovat ainoastaan niillä Litu Oy:n työntekijöillä, jotka tarvitsevat tietoja välttämättä työtehtäviensä hoitamiseen. Sähköiset järjestelmämme on suojattu järjestelmätoimittajamme taholta tietotekniikan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalinen aineistomme säilytetään tiloissa, joihin on on asiattomilta pääsy estetty.
9. Tarkastus-, korjaus-, poisto- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Voit esittää pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjän rekisteriselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Jos pyyntösi ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, esimerkiksi toistuvasti esitettävät pyynnöt, voimme rekisterinpitäjänä periä pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun tai kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään. Huomatessa tai sinun tullessasi tietoiseksi virheellisen tiedon olevan rekisterissämme, pyydämme sinua olemaan oma-aloitteinen tiedon korjaamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten henkilötiedot on kerätty tai henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa epäilty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa toimivaltainen viranomainen on Tietosuojavaltuutettu (Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai sähköpostitse [email protected]). Katso lisätietoja asiasta tietosuojavaltuutetun sivuilta tietosuoja.fi.